Das Verlaufsprotokoll ist eine Form des Protokollierens, wobei der Protokollant den Ablauf einer Sache, eines Ereignisses oder einer Form niederschreibt. Dabei wird das Verlaufsprotokoll stets stichpunktartig und außerdem im Präsens verfasst. Im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll gibt es darüber Aufschluss, wie die Teilnehmer zu einem Ergebnis kamen.

Das Verlaufsprotokoll gibt die Redebeiträge einer Diskussion wieder und reduziert diese nicht nur auf das Ergebnis. Allerdings werden die einzelnen Äußerungen der Teilnehmer sinngemäß niedergeschrieben und nicht im Wortlaut protokolliert. Die einzelnen Diskussionsbeiträge werden in der indirekten Rede verfasst.

Das Verlaufprotokoll eignet sich vornehmlich für Diskussionen und Versammlungen, bei denen ersichtlich sein muss, was zum Ergebnis führte. So können im Nachhinein die einzelnen Beobachtungen, Äußerungen und Redebeiträge verfolgt und erschlossen werden. Folglich wird dieses Protokoll vor allem im Bereich der Naturwissenschaften bevorzugt, da Versuchsabläufe exakt beschrieben werden können.

In diesem Beitrag werden wir Ihnen den Aufbau (Gliederung) eines Verlaufsprotokolls zeigen, Ihnen ein Beispiel für das Verlaufsprotokoll geben. Weiterhin möchten wir Ihnen eine Mustervorlage zum Ausdrucken zur Verfügung stellen, so dass Sie eigene Verlaufsprotokolle schreiben können.

  • Exemplarischer Aufbau eines Verlaufsprotokolls
    • Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Protokollanten)
    • Nennung der einzelnen Punkte der Tagesordnung, sofern eine vorhanden ist.
    • Knappe, sachliche und objektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekommen ist. Es werden also nicht nur Ergebnisse protokolliert, sondern auch deren Entstehung und einzelne Gedanken aufgefasst.
    • Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung.
    • Gibt es zu einer Diskussion Anlagen (Kopien, Dokumente, Handouts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online-Quellen, sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben.

Hinweis: Das Verlaufsprotokoll muss sich nicht in allen Aspekten nach dieser Gliederung richten und kann natürlich durch Unterpunkte und zusätzliche Informationen ergänzt werden.

Beispiele für das Verlaufsprotokoll

  • Sitzung des Wortwuchs e.V., 21.1.2014
    • Ort: Konferenzraum der Mustermann-Stiftung, Alexanderplatz, Berlin; Zeit: 16 Uhr bis 17:30 Uhr
    • Teilnehmer: Hubert Aachen, Anne Chiasmus, Sophie Mittelstädt, Robert Prenz, Jonas Ullstein
    • Abwesende: Christine Mullenbach, Ronja Opp
    • Versammlungsleitung: Hubert Aachen
    • Protokollantin: Sophie Mittelstädt
    • Tagesordnung::
      • 1. Sinkende Abonnentenzahl des Magazins
      • 2. Stand auf dem Hochschulstraßenfest
      • 3. Sonstiges
      • 4. Organisatorisches

    • 1. Sinkende Abonnentenzahl
      • A. C. und R. P. schildern, wie sich die Abonnentenzahl im vergangenen Quartal entwickelt hat. Die Tendenz ist fallend. A. C.:“Wir haben einen starken Abfall der gültigen Abonnements beobachten können.“ Die Anzahl ist von 350 auf 270 zurückgegangen.
      • H. A.:“Welche Gründe sind anzunehmen?“
      • A.C. räumt ein, dass die Gründe für den Rückgang unbekannt sind.
      • J. U. schlägt vor, dass die Abonnenten über ihre Zufriedenheit befragt werden.
      • Beschluss: Zur nächsten Sitzung Vorbereitung eines Anschreibens der derzeitigen Abonnenten (Fragebogen, Anschreiben) durch J. U.
      • Alle Teilnehmer sind mit diesem Beschluss einverstanden.

    • 2. Stand auf dem Hochschulstraßenfest
      • Im Juni 2014 findet das HSF statt. Der Verein wird durch einen Stand vertreten. Derzeit ist unklar, wo sich dieser befindet und welche Inhalte präsentiert werden.
      • H. A. regt an, beim Studierendenrat nach dem Standort zu fragen.
      • A. C. übernimmt diese Aufgabe. Alle Teilnehmer sind einverstanden.
      • R. P. schlägt vor, ein literarisches Quiz abzuhalten und Preise auszuloben.
        • Pro:
          R. P.: Der Stand würde eine mehr Besucher bekommen.
          A. C. Es würde Spaß machen, mit den Besuchern spielerisch umzugehen.
        • Contra:
          H. A.: Preise müssen gekauft werden, jedoch ist kein Geld vorhanden.
      • J. U. schlägt vor, alte Ausgaben des Magazins und Abonnements zu verlosen. Weiterhin könnte in der Universität nach Bücherspenden gefragt werden.
      • Beschluss: J. U. erfragt beim Studierendenrat, ob eine öffentliche Bücherspende-Box in der Mensa aufgestellt werden kann und kümmert sich bei einer Bejahung um deren Aufbau.
      • Beschluss wurde mit einer Enthaltung angenommen.

    • 3. Sonstiges
      • Keine sonstigen Punkte durch die Teilnehmer

    • 4. Organisatorisches
      • Themen der nächsten Sitzung: Bücherbox in der Mensa, Lage des Standes auf dem HSF, Fragebogen für Abonnenten, Themenfindung für die neue Ausgabe
      • Nächste Sitzung: 16.2.2014, 16 Uhr, Konferenzraum der Mustermann-Stiftung
    • Unterschrift Sophie Mittelstädt, Hubert Aachen.
Sekundärliteratur und weiterführende Werke zum Thema Verlaufsprotokoll
  • Fricke, Harald u.a. (Hrsg.): Reallexikon der deutschen Literaturwissenschaft. Berlin, New York: Walter Gruyter 2000, Bd.1-3
  • Otto F. Best: Handbuch literarischer Fachbegriffe. Definitionen und Beispiele 4. Aufl. Fischer, Frankfurt am Main 1998
  • Gero von Wilpert: Sachwörterbuch der Literatur. 8. Auflage. Alfred Kröner Verlag, Stuttgart 2001