Das Schreiben eines Protokolls ist immer dann erforderlich, wenn eine Sitzung, Konferenz, Tagung oder auch der Verlauf des Unterrichts verschriftlicht werden soll. Wenn wir ein Protokoll schreiben, sprechen wir vom Protokollieren. Das Protokoll ist hilfreich, um Außenstehende über den Gesprächsverlauf zu informieren und bündelt auch im Nachhinein wesentliche Details. Das Wichtigste beim Protokoll-Schreiben ist demnach Genauigkeit und Objektivität.
In diesem Beitrag möchten wir die unterschiedlichen Arten des Protokolls darstellen, den Aufbau eines Protokolls vorstellen und hilfreiche Tipps zum Vorbereiten, Schreiben und Ausformulieren eines Protokolls geben. Weiterhin möchten wir Ihnen einige Hinweise geben, wann wir welche Art des Protokoll-Schreibens bevorzugen sollten und welcher Typus sich in den unterschiedlichen Situationen anbietet.
Hinweis: Das Wort Protokoll leitet sich aus dem Lateinischen ab (protocollum). Protocollum leitet sich wiederum aus dem Altgriechischen (πρωτόκολλον, protókollon) her und meinte ursprünglich ein Blatt, das an Papyrusrollen geklebt war und bibliografische Angaben beinhaltete. Später wurde der Begriff dafür gebraucht eine chronologische Abfolge zu beschreiben. So verstehen wir ihn auch heutzutage.
Inhaltsverzeichnis
Die verschiedenen Protokoll-Typen
Prinzipiell ist das Schreiben eines Protokolls gleichbleibend. Es gibt einen Vorgang und dieser wird durch das Protokoll beschrieben. Allerdings gibt es unterschiedliche Herangehensweisen.
Dabei unterscheiden wir in zwei verschiedene Arten des Protokollierens, wobei es von der jeweiligen Situation abhängt, welcher Typus sich in dieser empfiehlt. Wir unterscheiden beim Protokoll-Schreiben zwischen Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll und einigen Sonderformen.
Dabei bildet das Stundenprotokoll (auch Seminarprotokoll) eine Mischform der beiden. Neben dieser gibt es noch das Gedächtnisprotokoll und das Wörtliche Protokoll, die jedoch recht selten für die gängige Praxis des Protokollierens gebraucht werden, da sie nur bedingt für das Festhalten taugen.
Verlaufsprotokoll schreiben
Das Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses oder einer Versammlung knapp und sachlich wieder. Das bedeutet, dass es im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll aufzeigt, welche Redebeiträge beim Zusammentreffen geäußert wurden.
Hierbei sollten die einzelnen Äußerungen der Sprecher möglichst genau benannt und zeitlich erfasst werden. Dabei ist das Verlaufsprotokoll stets im Präsens verfasst, in Stichpunkte gegliedert und gibt Redebeiträge in der Indirekten Rede wieder.
Besonders geeignet ist das Verlaufsprotokoll für Vereinssitzungen oder Versammlungen, die Inhalte besprechen und durch Gespräche zum Ergebnis gelangen. Aber auch im Bereich der Naturwissenschaften ist es sinnvoll, diese Form zu wählen, da so alle Abläufe exakt festgehalten werden können.
Die Redebeiträge werden deshalb genannt, weil Entschlüsse, Meinungen und Konklusionen stets nachvollziehbar bleiben sollen und somit eine Hinführung erforderlich ist.
- Aufbau eines Verlaufsprotokolls
- Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Protokollanten)
- Nennung der einzelnen Punkte der Tagesordnung, sofern eine vorhanden ist.
- Knappe, sachliche und objektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekommen ist. Es werden also nicht nur Ergebnisse protokolliert, sondern auch deren Entstehung.
- Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung.
- Gibt es zu einer Diskussion Anlagen (Kopien, Dokumente, Handouts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online-Quellen sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben.
- Hinweis: Schreiben wir dieses Protokoll in der Universität/Schule, gehören in den Kopf natürlich noch Angaben über Schule/Universität, den Dozenten/Lehrer, das Seminar/Fach, das Thema und das Semester/die Klassenstufe.
- Sollten wir ein solches Protokoll schreiben, fällt auf, dass es oftmals sehr ausschweifend und unübersichtlich werden kann. Das liegt darin begründet, dass das Verlaufsprotokoll stets chronologisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abfolge stören können.
- Allerdings sind Verlaufsprotokolle vor allem dann vorteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge oder Beobachtungen exakt nachempfunden werden sollen.
Ergebnisprotokoll schreiben
Das Ergebnisprotokoll orientiert sich im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll an den Ergebnissen einer Beobachtung, Besprechung oder auch Sitzung und gibt keine Redebeiträge wieder, sondern liefert lediglich Kernaussagen und Beschlüsse der jeweiligen Auseinandersetzung.
Folglich werden Redebeiträge nach Oberbegriffen geordnet und gleiche Beiträge von unterschiedlichen Sprechern zusammengefasst. Nebensächliche Gedankengänge, Abschweifungen und unnötige Ausführungen werden hierbei unterschlagen und nicht ins Protokoll geschrieben.
Dabei wählt das Ergebnisprotokoll stets das Präsens und gibt alle Aspekte stichpunktartig in einer logischen (nicht chronologischen) Reihenfolge wieder. Dennoch ist es sinnvoll, für das Ergebnisprotokoll ein Verlaufsprotokoll als Grundlage anzufertigen und die Ergebnisse daraus zusammenzufassen.
Besonders geeignet ist das Ergebnisprotokoll für Konferenzen und Diskussionen, die Beschlüsse beinhalten. Es kann dadurch einen schnellen Überblick verschaffen.
- Aufbau eines Ergebnisprotokolls
- Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Protokollanten)
- Sofern vorhanden, kann ein Ablaufplan angeführt werden.
- Sachliche und objektive Schilderung der Ergebnisse der Versammlung.
- Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung.
- Gibt es zu einer Diskussion Anlagen (Kopien, Dokumente, Handouts), sind diese als Anlage zu nennen und beizufügen. Handelt es sich um Online-Quellen sind diese mit Zugriffsdatum anzugeben.
- Hinweis: Schreiben wir dieses Protokoll in der Universität/Schule, gehören in den Kopf natürlich noch Angaben über Schule/Universität, den Dozenten/Lehrer, das Seminar/Fach, das Thema und das Semester/die Klassenstufe.
- Sollten wir ein solches Protokoll schreiben, fällt auf, dass es oftmals sehr ausschweifend und unübersichtlich werden kann. Das liegt darin begründet, dass das Verlaufsprotokoll stets chronologisch verfasst wird, weshalb Abschweifungen eine stringente Abfolge stören können.
- Allerdings sind Verlaufsprotokolle vor allem dann vorteilhaft, wenn einzelne Gedankengänge oder Beobachtungen exakt nachempfunden werden sollen.
- Außerdem ist es wichtig, beim Schreiben ein gesondertes Augenmerk auf eine objektive Darstellung zu legen, da das Ergebnisprotokoll sehr anfällig für subjektive Inhalte ist (Auswahl und Darstellung der Ergebnisse).
Hinweis: Sollte es bei einer Sitzung kein Ergebnis geben, ist es sinnvoll, die Argumente der einzelnen Standpunkte herausarbeiten und ins Protokoll schreiben. Nebensächliche Gedanken können dabei außer Acht gelassen werden.
Seminarprotokoll
Das Seminarprotokoll (auch Stundenprotokoll) ist eine Mischform des Ergebnisprotokolls und des Verlaufsprotokolls. Es geht darum, dass ein Teilnehmer der Sitzung den Verlauf und dessen Ergebnisse protokolliert, so dass sich die anderen Teilnehmer auf den Ablauf der Lehrveranstaltung konzentrieren können und nicht mitschreiben müssen. Das Seminarprotokoll sollte unmittelbar nach der Sitzung allen Teilnehmer zur Verfügung gestellt werden.
Vordergründig – daher auch der Name – kommt diese Form des Protokolls an Universitäten, Schulen oder anderen Ausbildungsstätten zum Einsatz. Auch hier ist die gewählte Zeitform stets das Präsens und das Geschriebene wird in Stichpunkten festgehalten.
Auch beim Seminarprotokoll sollte auf Objektivität geachtet werden. Allerdings ist es schwierig, die wichtigsten Inhalte herauszuarbeiten, da diese bei den anderen Teilnehmer woanders liegen können. Um eine sinnvolle Arbeit im Nachhinein zu ermöglichen, ist es durchaus sinnvoll, beim Schreiben wert auf Vollständigkeit zu legen.
- Aufbau eines Seminarprotokolls
- Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Protokollanten, Schule/Universität, Dozent/Lehrer, Seminar/Fach, Thema und Semester/Klassenstufe.)
- Wenn es eine Gliederung gibt, kann diese angeführt werden.
- Knappe, sachliche und objektive Schilderung der Lerninhalte.
- Fragestellungen und offene Fragen, die in der nächsten Sitzung behandelt werden könnten.
- Weiterhin werden alle Thesenpapiere, Arbeitsblätter und Tafelbilder ins Protokoll übernommen oder als Kopie beigefügt.
- Unterschrift des Protokollführers und des Lehrer/Dozenten der Veranstaltung.
- Der Schwerpunkt wird durch einen Teilnehmer bestimmt, weshalb mitunter wesentliche Aspekte nicht beachtet werden.
- Das Seminarprotokoll kann durchaus unübersichtlich werden, wenn versucht wird, alle Gedankenstränge eines Lehrenden auszuführen und Redebeiträge zu beachten.
- Der eindeutige Vorteil ist allerdings die uneingeschränkte Aufmerksamkeit der anderen Kursteilnehmer, die ohne Ablenkung am Seminar partizipieren können.
Wörtliche Protokoll
Das wörtliche Protokoll ist eine Sonderform des Verlaufsprotokolls und macht das, was der Name schon verrät. Es gibt den Wortlaut wieder und versucht, alle Äußerungen zu protokollieren.
Dabei kommt das wörtliche Protokoll bei Gerichtsverhandlungen zum Einsatz. Dabei werden beispielsweise Zeugenaussagen im Wortlaut protokolliert, um auch im Nachhinein einen Überblick der Verhandlung zu schaffen. Hierbei wäre eine Kürzung durch den Protokollanten sogar hinderlich, da oftmals nicht klar ist, welche Aussagen für den Prozess im Nachhinein eine Rolle spielen. Auch politische Debatten im Bundestag werden häufig durch ein wörtliches Protokoll festgehalten.
Wichtig ist, dass wir uns an die gängigen Zitierregeln halten, so dass alle Aussagen im Nachhinein den einzelnen Gesprächsparteien zugeordnet werden können. Gerade bei strittigen Fragen oder Aussagen sind solche Nachweise im Nachhinein mitunter entscheidend.
- Aufbau eines wörtlichen Protokolls
- Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Protokollanten
- Ausführliche, genaue und objektive Schilderung der Verhandlung oder des Gesprächs.
- Weiterhin werden alle nicht gesprochenen Aspekte benannt – Störungen und Nonverbales.
- Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Veranstaltung.
- Diese Form des Protokoll-Schreibens ist häufig sehr ausführlich und natürlich ideal, um ein Gespräch nahezu „live“ mitzuverfolgen.
- Dafür sollte ein Protokollant jedoch die Kunst der Stenographie beherrschen (Schnellschrift), um überhaupt alle Aussagen schriftlich zu fixieren.
- Allerdings kann das wörtliche Protokoll recht unübersichtlich werden, da die Informationen und Aussagen chronologisch erfasst werden, wodurch eine Ordnung kaum aufrechtzuerhalten ist.
Gedächtnisprotokoll
Beim Schreiben eines Gedächtnisprotokolls geht es darum, das Geschehen aus der Erinnerung zu rekonstruieren und durch das Protokollieren festzuhalten.
Demnach werden die einzelnen Inhalte einer Versammlung oder Sitzung nach ihrem Sinn und weiterhin stichpunktartig wiedergegeben. Das Gedächtnisprotokoll ist also nicht chronologisch und aus der Erinnerung aufgeschrieben. Dabei sind wesentliche Fragen und Inhalte zusammenzufassen, wobei die Ergebnisse einer Abstimmung dennoch exakt angegeben werden.
Hinweis: Das Gedächtnisprotokoll hat kaum Beweiskraft und sollte von daher nur für unwichtige Sitzungen genutzt werden. Das Gedächtnisprotokoll folgt dabei keinem strikten Aufbau und wir können uns getrost am Aufbau des Ergebnisprotokolls orientieren.
Allgemeine Tipps zum Schreiben eines Protokolls
- Ein Protokoll ist stets im Präsens verfasst. Das bedeutet, dass sich alle anderen Zeitformen per se ausschließen.
- Allerdings werden Begründungen im Konjunktiv geschrieben und in einigen Fällen müssen wir korrekte Zitierregeln anwenden (Wörtliches Protokoll).
- Beim Protokoll-Schreiben müssen wir darauf achten, objektiv, neutral und sachlich zu formulieren. Unsere persönliche Meinung hat hierbei keinen Platz und auch wertende Adjektive müssen vermieden werden.
- Sollte es für einen Sachverhalt eine Erklärung benötigen, muss diese in Klammern angegeben werden, so dass klar ist, dass sie kein Bestandteil des Protokolls ist.
Tipp zum Protokollieren: Idealerweise fertigen wir schon während der Sitzung eine Mitschrift an und verfassen auf dieser Grundlage das Protokoll. Natürlich schließt sich das bei einigen Formen aus, doch so können wir verhindern, dass Wichtiges in Vergessenheit gerät.